Ako nahrať a premenovať dokumenty v knižnici Office 365 SharePoint: 8 krokov

2024 Autor: John Day | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-30 11:59

V tomto návode sa naučíte, ako nahrávať a premenovávať dokumenty v knižnici Office 365 SharePoint. Tento návod je vytvorený špeciálne pre moje miesto zamestnania, ale je možné ho ľahko preniesť do iných spoločností pre kohokoľvek, kto používa knižnice SharePoint.

Potrebné zásoby:

• Počítač, notebook alebo tablet.
• Softvér SharePoint.
• Povolenia na nahrávanie a úpravy v knižnici SharePoint.

Zrieknutie sa zodpovednosti: Nie sú potrebné žiadne bezpečnostné opatrenia.

Krok 1: Výber knižnice

V rámci našej pracovnej skupiny pre výskum je dôležité určiť, do ktorej knižnice je potrebné dokument uložiť. Ak ide o správu analytika z banky alebo verejnej spoločnosti, dokumenty ako; Podanie SEC, tlačová správa alebo prepis by mali byť uložené v dokumentoch Wall Street Research a Public Company. Ak sa jedná o článok z časopisu, lekárskeho časopisu alebo online publikácií, ako sú; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association alebo American Seniors Housing Association, mali by byť uložené v knižnici publikácií. Knižnice nájdete v ľavom bočnom paneli domovskej stránky pracovnej skupiny pre výskum. Keď určíte správnu knižnicu, otvorte ju kliknutím na ňu.

Krok 2: Rýchle odovzdanie dokumentov do knižnice publikácií

*Ak nahrávate dokumenty do Výskumnej a verejnej knižnice dokumentov Wall Street Research, tento krok preskočte a pokračujte krokom 3.

V prípade knižnice publikácií otvorte knižnicu kliknutím na odkaz Publikácie na bočnom paneli v prvom kroku. Odtiaľ vyberte dokumenty, ktoré chcete nahrať, a presuňte ich do knižnice. Ak chcete zaistiť odosielanie dokumentov na správne miesto, pri presúvaní dokumentov do pracovnej skupiny by sa mala vaša obrazovka zobraziť tak, ako je to znázornené na obrázku vyššie. Knižnica by mala byť sivá a na obrazovke by ste mali vidieť obrázok ikony dokumentu (Word, PDF alebo PowerPoint) s kópiou slova.

Akonáhle sa to zobrazí, môžete dokumenty (dokumenty) zahodiť do knižnice a prejsť na krok 5.

Krok 3: Výber internej knižnice na nahrávanie výskumu z Wall Street a verejných dokumentov spoločnosti

*Ak iba nahrávate dokumenty do knižnice publikácií, tento krok preskočíte a prejdete na krok 5.

V prípade knižnice Wall Street Research a verejnej dokumentácie spoločností je tento proces trochu komplikovanejší. Pre dokumenty budete musieť nájsť vnútornú knižnicu s príslušným rokom.

Vyberte knižnicu, ako je znázornené v prvom kroku. Potom budete musieť kliknúť na elipsy vedľa najnovších článkov a správ. Zobrazí sa zoznam možností. Budete musieť vybrať Všetky sady dokumentov. Tým sa otvorí ďalší zoznam možností. V tomto zozname možností vyberte príslušný rok dokumentu. Na vyššie uvedenom príklade obrazovky sme použili rok 2017.

Krok 4: Presunutie dokumentov do Výskumnej a verejnej knižnice dokumentov spoločnosti Wall Street

Ako je znázornené v kroku 2, pre knižnicu publikácií budete musieť pretiahnuť dokumenty do zodpovedajúcej knižnice. V tomto prípade to bude knižnica pre rok 2017. Aby ste zaistili, že odovzdávate dokumenty na správne miesto, pri presúvaní dokumentov do pracovnej skupiny by sa mala vaša obrazovka zobraziť tak, ako je to znázornené na obrázku vyššie. Knižnica by mala byť sivá a mali by ste vidieť obrázok ikony dokumentu (slov, PDF alebo PowerPoint), ale tentoraz so slovom presunúť sa na obrazovku.

Akonáhle sa to zobrazí, môžete dokumenty (dokumenty) zahodiť do knižnice a prejsť na krok 5.

Krok 5: Výber rýchlej úpravy na premenovanie dokumentov

Existujú dva spôsoby premenovania dokumentov v knižnici SharePoint. V tomto prípade použijeme verziu Quick Edit. Aby ste našli možnosť Rýchle úpravy, musíte kliknúť na Knižnica na páse v hornej časti stránky a potom kliknúť na Rýchlu úpravu. Po kliknutí na položku Rýchle úpravy bude knižnica pripomínať vzhľad tabuľky programu Excel, ako je vidieť na obrázku vyššie.

Vyplňte informácie vo zvýraznených častiach zobrazených na obrázku vyššie. Sekcie, ktoré je potrebné vyplniť, sa líšia v závislosti od knižnice, ktorú aktualizujete. Po vyplnení požadovaných informácií kliknutím na slovo STOP nad stĺpcami zastavte proces rýchlych úprav.

Publikácie

• Vydavateľ*
• Názov (názov dokumentu)
• Dátum zverejnenia (MM/DD/RRRR)
• Typ hlásenia*
• Predmet správy*

Výskum na Wall Street a dokumenty verejnej spoločnosti

• Názov (názov dokumentu)
• Vydavatelia*
• Ticker* (Stock Ticker, nie vždy použiteľné)
• Dátum zverejnenia* (MM/DD/RRRR)
• Typ hlásenia*
• Predmet správy*
• Hlavný autor*

Upozorňujeme, že hviezdičky uvedené v zozname vyššie odkazujú na metaúdaje. Pre sekcie s hviezdičkami sú k dispozícii metaúdaje. Budete musieť začať písať slovo a vaše výbery sa automaticky vyplnia. Do tejto sekcie nebudete môcť pridať svoje vlastné slová. Ak je potrebné niečo pridať, kontaktujte niekoho, kto má prístup k úložisku údajov.

Krok 6: Kontrola konečného produktu

Keď premenujete dokumenty a vyplníte všetky príslušné sekcie, budete musieť dokumenty zapísať, aby si dokument mohli pozrieť ostatní. Keď sa pozriete na dokument, všimnete si, že ikona ukazujúca, či ide o dokument PDF, Word alebo PowerPoing, zobrazuje zelenú šípku. To znamená, že v súčasnosti si dokument môžete prezerať iba vy. Keď ho začiarknete, ostatní si budú môcť dokument pozrieť.

Najprv budete musieť vybrať dokumenty kliknutím na položku vedľa dokumentu, ako je to vidieť na príklade snímky obrazovky vyššie. Tým sa zaradí začiarknutie vedľa dokumentov. Akonáhle je začiarkavacie políčko vedľa dokumentov, budete musieť znova prejsť na pás s nástrojmi v hornej časti stránky a kliknúť na položku Súbory. Odtiaľ kliknete na Check In. Zaškrtne sa v dokumentoch, aby si ostatní mohli pozrieť konečný upravený dokument. Zobrazí sa biele pole s otázkou, či si chcete zachovať pokladnicu po zaevidovaní dokumentu. Proces dokončíte kliknutím na tlačidlo OK.

Krok 7: Konečný produkt - knižnica publikácií

Toto video vám ukáže všetky kroky potrebné na nahranie a premenovanie dokumentov vo verzii SharePointu pre publikácie v Office 365.

Krok 8: Konečný produkt - Wall Street Research a verejná knižnica dokumentov spoločnosti

Toto video vám ukáže všetky kroky potrebné na nahranie a premenovanie dokumentov vo verzii SharePointu Office 365 pre knižnicu Wall Street Research a Public Company Documents.