Rozbitie textu pomocou programu Excel: 7 krokov (s obrázkami)

2024 Autor: John Day | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-30 12:01

Tento návod vám ukáže, ako rozdeliť (v počítačovom lingu, analýze) text pomocou Excelu. Instructable vám predstaví niektoré z príkazov na spracovanie textu v programe Excel. Tento návod bude vychádzať z Excelu 2007, ale bude fungovať v akejkoľvek najnovšej verzii softvéru. Túto techniku je možné použiť na širokú škálu údajov.

Krok 1: Vytvorte si zoznam mien

Do bunky A1 zadajte názov hlavičky stĺpca. Zoznamy budú mať často názvy vo forme Last, First. Zadajte niekoľko mien, s ktorými chcete pracovať. V počítačovom žargóne sa skupina textových znakov, ako sú tu naše mená, nazýva reťazec.

Krok 2: Vystrihnite nadbytočné medzery

Zoznamy z počítačových programov alebo skopírované z webových stránok mnohokrát majú medzery. Excel má funkciu s názvom TRIM, ktorá odstraňuje nadbytočné medzery; ak sú v strede reťazca dve alebo viac medzier, program Excel odstráni všetky okrem jedného a ak je na konci reťazca viac medzier, program Excel ich odstráni. Ak chcete použiť túto funkciu, zadajte do bunky B1 hlavičku TRIMMED a potom zadajte vzorec = TRIM (A2). Aby sme ukázali, ako táto funkcia funguje, na obrázku si všimnite, že som pred krstné meno Jane pridal medzery. Funkcia TRIM odstráni všetky medzery.

Krok 3: Nájdite obmedzujúci znak

Aby sme mohli priezvisko a krstné meno oddeliť do rôznych buniek, musíme nájsť niečo, čo tieto dve časti rozdeľuje (v počítačovom žargóne sa to nazýva oddeľovač); v našom prípade je to čiarka. Na tento účel použijeme funkcie reťazca v programe Excel. Do bunky C1 zadajte hlavičku Čiarka a do bunky C2 zadajte vzorec: = NÁJSŤ (",", B2). V angličtine tento vzorec znamená Pozrite sa do bunky B2 a zistite, kde je čiarka. Keď stlačíte kláves Enter, bunka C2 vráti číslo 6 (ak je meno v bunke B2 Smith, Jane), čo je pozícia čiarky v reťazci. Funkciu vykonávame na orezanom názve.

Krok 4: Nájdenie krstného mena

Teraz je načase nájsť krstné meno. Na to použijeme funkciu s názvom MID, ktorá slúži na vytiahnutie častí struny z MIDdle reťazca. Do bunky D1 zadajte hlavičku F_Name. Kde začína krstné meno? Pretože vieme, že čiarka je na pozícii 6 (číslo vrátené v stĺpci Čiarka) a že je tam jedna medzera (pamätajte, orezali sme reťazec), krstné meno musí začínať dvoma pozíciami za čiarkou (jedna pre medzeru za, potom ešte jedno pre prvé písmeno v krstnom mene). Do bunky D2 zadajte vzorec = MID (B2, C2+2, 100) a stlačte kláves Enter. Mali by ste vidieť Jane v cele. Vzorec by bol preložený do angličtiny: Vezmite reťazec do bunky B2, začnite 2 znakmi za čiarkou a vytiahnite 100 znakov. Tým, že povieme Excelu, aby vzal 100 znakov, hovoríme, aby vzal všetko od znaku 8 po koniec reťazca; či už je 1 znak alebo 100, Excel získa všetko.

Krok 5: Nájdenie priezviska

Teraz k priezvisku. Tentokrát použijeme funkciu VĽAVO, ktorá ťahá text z ľavej strany reťazca (geniálny názov, však?). Do bunky E1 zadajte hlavičku L_Name. Kde teda priezvisko končí? Vieme, že v tomto prípade je čiarka na šiestej pozícii, takže priezvisko musí pred tým končiť 1 znak. Do bunky E2 zadajte vzorec = VĽAVO (B2, C2-1) a stlačte kláves Enter. Mali by ste vidieť Smitha. Preložený vzorec hovorí: Vezmite číslo v bunke C2 a odpočítajte 1; vezmite toľko znakov z ľavej strany reťazca v bunke B2.

Krok 6: Skopírujte vzorce

Skopírujte svoje ťažko zostavené vzorce a spracujte ostatné názvy zvýraznením buniek B2 až E2. Všimnite si, že v pravom dolnom rohu výberu je malé čierne pole; Podržte ľavé tlačidlo myši, vyberte malé čierne pole a ťahajte nadol (keď sa myš pohybuje nad správnym miestom, zmení sa na znamienko plus). Podržte ľavé tlačidlo myši a ťahajte nadol, kým sa nedostanete k poslednému radu mien v zozname, a uvoľnite ľavé tlačidlo myši.

Krok 7: Dokončenie

Teraz nechcete vzorce, ale mená. Už sme skoro hotoví. Zvýraznite bunky D2 až E6. Vo zvýraznenej oblasti kliknite pravým tlačidlom myši. Orámovanie by sa malo zmeniť na pohyblivú bodkovanú čiaru. V kontextovej ponuke vyberte položku Kopírovať. Potom znova kliknite pravým tlačidlom myši na zvýraznenú oblasť, ale tentoraz vyberte položku Prilepiť špeciálne. Kliknite na prepínač Hodnoty a vyberte položku OK. Skontrolujte všetky bunky, ktoré majú vzorec (napríklad D2 alebo E5); vzorec mal byť nahradený výsledkom vzorca. Kliknite na A v hornej časti stĺpca A a podržte ľavé tlačidlo myši, potiahnite do stĺpca C. Pravú myš vo zvýraznenej oblasti a vyberte položku Odstrániť; v rôznych stĺpcoch vám zostane zoznam mien s krstným menom a priezviskom. Jedná sa o flexibilnú techniku, ktorú môžete použiť v mnohých situáciách. Bavte sa!