Vytvorenie makra v programe Microsoft Excel: 7 krokov

2024 Autor: John Day | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-30 11:57

Máte problémy s prácou so súbormi údajov v programe Excel? Trávite príliš veľa času prípravou údajov a nemáte dostatok času na ich analýzu? Makra v programe Excel som bežne používal na skrátenie procesu vytvárania efektívnych dátových modelov, a tak som sa rozhodol, že je vhodný čas naučiť ostatných používať tento úhľadný nástroj. Efektívne používanie makier na včasné procesy ušetrí vašej firme veľa času a na oplátku ušetrí peniaze.

Makrá sú v podstate programy, ktoré vytvárate v programe Excel pomocou procesu všeobecne známeho ako „vizuálne kódovanie“. V zásade stlačíte „Nahrať makro“, potom zobrazíte medzikroky a výpočty, kým nezískate konečný produkt, a potom nahrávanie ukončíte. Teraz, keď máte vstupné údaje usporiadané rovnako ako pôvodné makro, môžete toto tlačidlo stlačiť a konečný produkt bude okamžite vyrobený.

Vytvoril som falošný zoznam nákupných objednávok a zodpovedajúce informácie o cene a prijatej hotovosti. Prostredníctvom postupu, ktorý sa vám chystám ukázať, som vytvoril makro na vloženie údajov do profesionálnej tabuľky kliknutím na tlačidlo. Finalizovaná tabuľka môže analyzovať, na ktorých účtoch je ešte zostatok, a celkový počet účtov za dané obdobie. Neváhajte si vziať moje makro a prispôsobiť ho tak, aby zodpovedalo potrebám vašej spoločnosti.

Varovanie skôr, ako začnete:

Makrá sú komplexnou funkciou Excelu. Neodporúčam začínajúcim používateľom Excelu, aby sa pokúsili vytvoriť makro, najskôr sa naučte pracovať v programe Excel a akonáhle porozumiete tomu, ako používať Excel a rôzne funkcie, potom skúste vytvoriť makrá. To je povedané, tento návod je vyrobený za predpokladu, že čitatelia rozumejú, ako pracovať v programe Excel

Zásoby

• Prístup k Microsoft Office a Excelu
• Všeobecné porozumenie používaniu programu Excel

Krok 1: Krok 1: Zostavte údaje a začnite zaznamenávať makro

Prvý obrázok:

Usporiadajte údaje, ktoré chcete zahrnúť do tabuľky, do tabuľky programu Excel. Keď je všetko v programe Excel, musíte makro zaznamenať. S makrami máte iba jeden pokus, preto vám ich odporúčam pred pokusom si poriadne prečítať.

Druhý obrázok:

Na zaznamenanie makra je potrebné aktivovať kartu vývojára, prejdite na položku Súbor> Možnosti> Prispôsobiť pás s nástrojmi, potom vyberte kartu Vývojár a kliknite na tlačidlo „OK“.

Tretí obrázok:

Teraz, keď máte na páse s nástrojmi kartu Vývojár, kliknite na kartu Vývojár a potom kliknite na položku „Nahrať makro“. Vytvorte názov, ktorý zodpovedá obsahu súboru, a kliknite na tlačidlo „OK“. Všetko po tomto kroku bude proces zaznamenávania makra až do kroku, v ktorom je ukončený. Upozorňujeme tiež, že všetky bunky zvýraznené žltou farbou vám pomôžu pri vykonávaní tohto pokynu NEVKLADAJTE to do vlastného dokumentu, pretože to zmení makro.

Krok 2: Krok 2: Vytvorte tabuľku a šablónu pre záverečný list

Prvý obrázok:

Najprv vytvorte kópiu otvorenej karty, aby ste mali otvorené rovnaké karty. Vráťte sa na pôvodnú kartu a vyberte údaje, ktoré chcete usporiadať. Vytvorte tabuľku s hlavičkami a pridajte nad ňu niekoľko riadkov medzery, urobil som 5 riadkov.

Druhý obrázok:

V hornej časti vytvorte názov a vytvorte pole, ktoré bude obsahovať kontrolné figúrky. Kontrolné údaje pre túto šablónu sú „Počet zákazníkov“a „Peniaze, ktoré je ešte potrebné zhromaždiť“. Pokiaľ ide o organizáciu tejto šablóny, môžete urobiť, čo môžete, ale uvedomte si, že môj návod je špecifický pre rozloženie, ktoré som vybral.

Krok 3: Krok 3: Vytvorte prvý kontrolný obrázok

Tento krok je celkom jednoduchý; chyba tu však môže viesť k tomu, že kontrolný údaj v konečnom makre nefunguje. V poli vedľa bunky „Počet zákazníkov“vytvorte vzorec „COUNT“na sčítanie počtu buniek v jednom riadku tabuľky. Rozhodol som sa spočítať bunky, ktoré som zvýraznil žltou farbou. Je tiež dobré poznamenať, že môj úplný vzorec je tiež v hornej časti obrázku.

Krok 4: Krok 4: Vytvorte druhý kontrolný obrázok

Pozor, tieto ďalšie dva kroky sú rozsiahle a môžu byť mätúce, preto si ich pozorne prečítajte. Odteraz budú moje pokyny špecifické pre môj dátový model. Ak požadujete iný postup, použite môj ako referenčný, ale nie ako 100% presný model, pretože váš súbor nemusí fungovať.

Prvý obrázok:

Prejdite na 2. kartu v zošite (skopírovaná karta)

V stĺpci J vytvorte nový riadok s názvom „Zostávajúca čiastka“. Do bunky J2 (zvýraznená bunka vyššie) zadajte vzorec = G2-H2 a skopírujte ju do ostatných buniek. Vráťte sa na pôvodnú kartu s pracovnou šablónou.

Druhý obrázok:

V bunke E4 vytvorte nový vzorec, ktorý bude predstavovať celkový súčet stĺpca Suma vľavo z predtým skopírovanej stránky. Lišta vzorcov zobrazuje hotový vzorec.

Krok 5: Krok 5: Nevyzdvihnutá hotovosť zákazníkom

Na vytvorenie vizuálu, ktorý ukáže, ktorí zákazníci majú stále nevyrovnané zostatky, budeme musieť vytvoriť samostatnú tabuľku.

Prvý obrázok:

Ak sa chcete začať vracať na skopírovanú kartu, zobrazenú vyššie. Pre novú tabuľku budeme chcieť iba informácie pre zákazníkov s vynikajúcim zostatkom. Najprv v stĺpcoch „L“a „M“nadpis „Krstné meno“a „Priezvisko“. Potom do bunky L2 zadajte vzorec = IF ($ J2> 0, A2,””). Tento vzorec zapísaný uvádza, že ak je bunka J2 väčšia ako 0, potom zobrazí hodnotu v bunke A2, ak nie je väčšia ako 0, ponechajte bunku prázdnu.

Zaistite, aby ste pri odkazovaní na bunku J2 pred znak J umiestnili znak dolára ($), čo nám umožní správne skopírovať údaje do iných buniek. Znak $ ponecháva referenciu v stĺpci „J“, ale umožňuje zodpovedajúcim spôsobom zmeniť riadky. Potom skopírujte vzorec do zvyšných buniek v stĺpci „L“a „M“(zakrúžkované vyššie).

Druhý obrázok:

Na presné vytiahnutie peňažnej hodnoty používame podobnú hodnotu ako v predchádzajúcich názvoch. Tentokrát vytvorte vzorec, ktorý uvádza, = IF (J2> 0, J2,””). Jediným rozdielom v tomto vzorci je, že ak je hodnota väčšia ako nula, chceme údaje z časti „Zostávajúca čiastka“. Skopírujte tieto údaje do zvyšných buniek.

Tretí obrázok:

Ďalej skopírujte nové údaje zo skopírovanej karty, potom prejdite na kartu šablóny a kliknite pravým tlačidlom myši pod tabuľku (nezáleží na tom, kde). Po kliknutí pravým tlačidlom myši vyhľadajte možnosti prilepenia a zvoľte „Prilepiť hodnoty“, čím sa prilepia iba čísla, nie vzorce.

Štvrtý obrázok:

Vytvorte filter pre tabuľku a vyberte jedno z hlavičiek. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku a vyberte filtrovať všetky okrem medzier. Akonáhle je filter na mieste, čísla riadkov sa zobrazia modro, bunky som zvýraznil žltou farbou, aby to bolo jednoduchšie. Vyberte modré riadky a odstráňte ich. Po odstránení riadkov vymažte filter podľa obrázku nižšie:

Krok 6: Krok 6: Dokončite šablónu

Ak chcete, aby boli údaje nevybranej hotovosti od zákazníkov profesionálnejšie, sformátujte údaje ako tabuľku. Keď je to hotové, pridajte do tabuľky názov a kliknutím na položku „Zlúčiť a vycentrovať“bude tabuľka jednotná. Ak ste to ešte neurobili, uistite sa, že sú čísla formátované na „Účtovníctvo“, aby ukázali, že znaky dolára a centové sumy. V tomto bode je makro dokončené a konečný produkt by mal vyzerať takto:

Krok 7: Krok 7: Ukončite makro

Prejdite na pásku s nástrojmi na kartu „Vývojár“a kliknite na tlačidlo „Zastaviť nahrávanie“. V tomto bode je makro hotové a pripravené na použitie!

Keď použijete makro v budúcnosti, ak sú počiatočné údaje usporiadané tak, ako sú v kroku 1, makro by malo fungovať perfektne! Dôsledne dodržujte tieto kroky a sľubujem, že budete používať Excel. Veľa štastia!